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2010

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XVI CBMET

Congresso Brasileiro de Meteorologia

13 a 17 de Setembro de 2010

BELÉM - PA

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Sobre o projeto

SOBRE O CBMET


O CBMET - Congresso Brasileiro de Meteorologia é realizado pela SBMET - Sociedade Brasileira de Meteorologia, sendo considerado o maior evento da área no país, ocorre sempre nos anos pares.


PROJETO


a) Antes do evento


1- Conteúdo e Serviços


Para atender o XVI CBMET, foi criado um site que contou com o conteúdo informativo sobre o evento, tais como informes (notícias), programação, mini-cursos e professores, institucional e palestrantes, assim como os serviços ao participantes como a Inscrição e pagamento online e Submissão de trabalhos científicos.


2- Integração da Base de dados dos Sócios da SBMET para descontos na inscrição


Um dos diferenciais do processo de inscrição realizado nesta edição do Congresso foi a integração com a base de dados da SBMET, que nunca havia sido realizado e permitiu operar inscrições com desconto para sócios SBMET totalmente online, por meio da identificação do sócios (e-mail e senha). O próprio sistema já verificava a autenticidade do Sócio e sua situação financeira, de maneira que só poderia obter o desconto os Sócios verdadeiros e que estavam em dia com a entidade.


3- Suporte ao Inscrito


O suporte aos congressistas e autores de trabalhos foi disponibilizado por meio de uma central de atendimento que obteve um êxito na resposta média de 24 horas na solução de problemas, incluindo finais de semana.


4- Divulgação


O plano promocional do site foi realizado por meio de ações de e-mail marketing que utilizou a base de e-mails existente da SBMET, altamente segmentada, e operacionalizada em etapas, de acordo com as faixas de preço das categorias de inscrição, de forma a otimizar ao máximo o índice de inscritos pagos antes do evento.


b) Durante o evento


1- Anais


Os anais do evento foram produzidos e disponibilizados para distribuição no evento no formato de DVD e no SITE, com todos os artigos em PDF na íntegra.


2- Secretaria


A secretaria do evento foi planejada previamente de acordo com os dados estatísticos dos inscritos e montada no evento sob demanda para realização das operações de Emissão de Crachá com Etiqueta contendo código de barras para rastreamento do participante, emissão de certificado no final do evento ou pelo site, pagamento de taxas de inscrição e controle de presenças nos mini-cursos eletrônica pelo meio do código de barras.


No final do evento foi feita a emissão do certificado impresso conforme participação do inscrito nas atividades do evento, atribuindo dinamicamente sua carga-horária.


RESULTADO


Pela primeira vez, fizemos um controle integrado entre a base de dados dos sócios SBMET com as inscrições no CBMET, possibilitando ações de descontos no ato das inscrições para sócios SBMET, tudo na web, por meio da conferência de login e senha do sócio.


Conseguimos atingir um alto índice de inscritos pagantes previamente ao evento por meio do plano promocional que foi pautado majoritariamente no uso de e-mail marketing.


Fechamos o evento com um saldo de 1121 participantes, entre congressistas, imprensa, apoio, coordenação e membros da SBMET. Recebemos 36 mil visitas durante o período em que o site esteve no ar, de 52 países e 174 cidades brasileiras.

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