• ROGÉRIO TORRES NUNES

Dicas para logística de transporte de convidados



Conheça os seus convidados.

Erik Elliott, diretor de operações da V.I.P. Valet Services, com sede em Chicago, diz que o primeiro passo de uma experiência de transporte de sucesso é conhecer seus convidados. Isso inclui saber se eles são idosos, se eles têm problemas de mobilidade, se eles terão bagagem, se eles têm necessidades de conectividade, e se existem pessoas que precisam andar juntos ou necessariamente serem mantidos separados. "Você precisa rever sua demografia e em tempo fazer suposições", diz ele. "Aplicativos online que coletam informações sobre os participantes nos deram as ferramentas para tornar mais fácil isto e ver em tempo real."

Torne a experiência pessoal e confortável.

Elliott sugere aos planejadores considerar detalhes pessoais dos convidados, como uma trilha sonora personalizada ou apresentação. "Pergunte através do intercomunicador se alguém gostaria de ajustar a temperatura, e certifique-se de que há tempo suficiente antes do embarque para que o ônibus aqueça ou refrie." Ele também propõe que tenha água engarrafada disponível e ter plano de achados e perdidos.

Luis Veliz, diretor de desenvolvimento de negócios da Redwood City, acrescenta: "As pequenas coisas são todas parte da experiência. Esses detalhes é que formam as impressões duradouras."

Organize um veículo de espera

Veliz recomenda sempre ter um veículo de backup na mão durante todo período do evento. Esta opção pode ser menor e mais ágil, e disponível como um plano B no caso de um V.I.P. precisar ser transportado em cima da hora sem afetar a logística dos demais convidados, ou até se um convidado encontrar-se em um imprevisto de alteração de horário.

Reserve mais assentos do que você precisa

Se uma lista de convidados do evento inclui 100 pessoas, o planejador deve providenciar apenas 100 lugares no serviço de transporte? Não, diz Richard Fertig, C.E.O. da sede em Nova York da Brilliant Transportation. "Obtenha mais assentos do que você precisa, de modo que nem todos os assentos precisem estar cheio o tempo todo", diz ele. Tendo mais assentos que necessário nos veículos lhes permite partir antes que todos os lugares estejam totalmente cheios, ou até mesmo quando V.I.P.s estão a bordo, essa técnica reduz o tempo de espera para partida.

E, é claro, os planejadores não podem se esquecer da viagem de volta. "Muitas vezes, quando são convidados estão prontos para sair, eles querem ir", diz Elliott. "Eles não querem sentar-se em um serviço de transporte durante 20 minutos à medida em que mais e mais pessoas continuam a embarcar até atingir a capacidade." Seu limite de tempo máximo de espera deve ser entre 7 ou 10 minutos, e é necessário haver um membro do time no embarque para verificar se não há mais convidados para embarcar, e dar o OK para o motorista partir.

Não se deixe enganar pela distância

Fertig diz que há um perigo em planejadores subestimar suas necessidades de transporte com base em uma curta distância entre o ponto de captação e espaço para eventos. "O que descobrimos é que as coisas podem ser tão perto, apenas um quilometro ou tão longe, mas [a quantidade de tempo necessário para o transporte de pessoas] tem tudo a ver com o raio de viragem, como as pessoas embarcarão e desembarcarão, etc. ", diz ele. "Muitas vezes, os planejadores proporcionam um razoável conforto em uma curta distância e diz: 'Nós podemos embarcar esses veículos em cinco minutos cada." Mas pode levar 10 ou 15 minutos apenas para preparar o veículo no local de embarque, e pode haver problemas logísticos".

Faça do transporte como parte do evento.

Quanto mais o transporte fizer parte do seu evento, acompanhando os horários e demandas, mais felizes, pacientes e confortáveis estarão seus convidados. "Ele deve corresponder ao resto do evento e ser impecável", diz Fertig.

Fonte: BizBash


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